Tendemos a complicarnos la vida.
Cada día. Con cada decisión.
Lo demuestra esta historia.
La torre de piezas lego de la imagen, es de planta cuadrada. Al final, hay un vacío con una sola pieza en una esquina. Sobre esa pieza, una plataforma.
¿Cómo estabilizarías la plataforma?
People systematically overlook subtractive changes
Ese fue el planteamiento de arranque de una investigación. Con ella se demostró que las personas tratamos de solucionar problemas buscando añadir más que restar.
La mayoría de los participantes trataron de estabilizar la plataforma añadiendo piezas bajo la misma. En lugar de quitar la que había y dejando que la plataforma apoyara directamente en la torre. Estabilidad asegurada.
En un solo movimiento.
Pero no, la solución más repetida buscaba añadir más y más piezas para estabilizar.
Sesgo de adición.
Parece ser que sumar cosas nos da sensación de más progreso, de haber hecho más. Cuando a menudo lo que estamos haciendo es complicarnos más.
Y avanzar menos. O más lento.
No solo es que ese trabajo de más ocupa más tiempo, sino que se aumenta la probabilidad de que aparezcan más fallos, cosas que no funcionan, dan error o hay que arreglar. Lo que multiplica la dedicación de tiempo.
El sector de la arquitectura no está libre de este sesgo
Llévatelo a un sistema complejo como lo es un negocio o el proceso de desarrollo de un proyecto de arquitectura o interiorismo.
Un proceso relativamente largo, con muchos agentes implicados, comunicaciones entre ellos y documentos que van y vienen.
A más personas participan y cosas intervienen, más embrollos se producen y más hay que solucionar.
Te encuentras con cosas como:
· Bandeja de entrada cargada con 50 o 100 (o más) emails cada día.
Algunos podrían solucionarse por otras vías o ni llegar a producirse. Pero ya te has acostumbrado y sigues engordando ese canal aunque sea para recibir emails que solo dicen “ok”. Que también suman estrés al abrir la bandeja de entrada y añadirse a lista de emails para contestar.
· Los emails se entremezclan y no sabes si añadiste en copia a este o al otro. El día que los buscas cuesta encontrarlos.
Si tuvieras menos emails, menos dificultad para encontrarlos y gestionarlos.
· Descolgamos el teléfono o escribimos un whatsapp para cualquier cosa. Tenemos canales de comunicación para elegir y estamos acostumbrados a la inmediatez, de consulta y de respuesta.
Realmente muchas de esas comunicaciones no requieren tanta inmediatez. No te dedicas a operar a corazón abierto. Incluso pueden resolverse solas o haber perdido el supuesto carácter urgente, si las contestas después de unas horas.
Por no hablar de la mala elección del whatsapp como canal de comunicación para trabajo. Cada vez que lo abres te encuentras el mensaje de tu pareja o tu grupo de entrenamiento y te despistas contestando eso. No puedes resistir sin mirarlo. Y al final te olvidas de para qué estabas mirando el whatsapp o pasas un ratito más de lo esperado por ahí.
Toda esta comunicación genera constantes interrupciones que reducen la concentración y eficiencia. Cada vez que sales y entras de nuevo en una tarea, se pierden alrededor de 25 minutos para llegar al punto de concentración anterior (variará dependiendo de cada uno y de la dificultad de la tarea). A más saltos de tareas y más interrupciones, menos productividad y peor ejecución.
La clave en relación con el tiempo que hace crecer negocios
Nunca debemos perder de vista en nuestro negocio que cuanto más tiempo seamos capaces de dedicar a tareas de más valor, más estaremos aportando a nuestro negocio.
Y cuanto más te guste la tarea que estás haciendo, más probable que la hagas muy bien y seas muy productivo haciéndola.
Todo esto nos lleva a la idea de que cuántas más tareas de este tipo hagas, más rápido crecerá tu negocio. Cuanto más tiempo estés dedicando a tareas de menos valor, más lento crece tu negocio.
Pero todavía más, cuanto más te enredes saltando en muchas tareas y más tengas que cambiar de palo y de concentración, más te sales de foco. Pierdes más concentración y es más difícil que salgan buenas ideas.
A ver si no pasa que la idea buena para un proyecto llega cuando ya has echado antes unas cuantas horas haciendo croquis y dándole vueltas. Es un tema de haber podido dedicar el tiempo de concentración suficiente. Si no, difícil que salgan buenos proyectos.
Y de liberar la cabeza. Nuestro cerebro está diseñado para ser creativo, pero para funcionar así necesita no estar cargado de cosas almacenadas que tiene que recordar. Eso aumenta el estrés.
Tu objetivo es escalar el negocio y hacerlo menos dependiente de tu tiempo (o incluso del de otros).
Ahora piénsalo.
¿Contestar ese email es dónde más valor vas a estar aportando a tu negocio?
¿Puedes eliminarlo de alguna manera? ¿Podría no haberse producido si antes hubiera pasado alguna otra cosa (como haber dado una explicación) o si usaras otro canal de comunicación para esos casos?
¿Necesita ser contestado ya o podría esperar sin que nadie saliera perjudicado (sé objetivo)?
Solo con empezar a actuar diferente con pequeñas cosas que pasan en tu día a día, ya puedes ir consiguiendo ganar tiempo. A más tiempo liberes de donde no es realmente necesario, más tiempo para dedicar a lo que realmente cambiará tus resultados.
El día tiene 24 horas para todos. No es casualidad que unos consigan avanzar rápido y otros se estanquen o quiebren.
Te dejo una guía con 5 sencillos recursos que puedes ir empezando a aplicar en tu estudio de arquitectura. No solo liberarás tiempo, sino estrés mental que te dejarán libre la cabeza para ser más creativo con las cosas importantes.
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